Branchenbeispiel: Automatisierte Terminvereinbarung im Friseursalon „Haargenau“

Ausgangslage

Viele Stamm- und Neukunden versuchen, ihren Termin telefonisch zu buchen – oft genau dann, wenn alle Stylisten beschäftigt sind. Verpasste Anrufe bedeuten Umsatz- und Image­verluste: Kunden müssen mehrfach anrufen oder wechseln spontan zum Mitbewerber.

Zielsetzung

• Erreichbarkeit 24 / 7: Buchungen sollen jederzeit – auch außerhalb der Öffnungszeiten – möglich sein.

• Entlastung des Teams: Das Salon­personal soll sich auf Beratung und Styling konzentrieren, statt ständig ans Telefon zu eilen.

• Fehlerfreie Terminplanung: Alle Zusagen müssen direkt im digitalen Kalender landen, damit keine Doppel­buchungen entstehen.

• Reduzierung der “Nichterscheiner”: Etwa 4% aller vereinbarten Termine werden ohne Absage nicht eingehalten. Das bedeutet bei Strähnenterminen eine Ausfallzeit von mehreren Stunden.

Die Lösung mit KIM Voicebot

Der KI-gestützte Voicebot „KIM“ nimmt Anrufe im Namen von „Haargenau“ an und führt einen natürlichen Dialog:

1. Begrüßung & Intent-Erkennung – erkennt, dass eine Ansatzfärbung gebucht werden soll.

2. Terminvorschläge – liest freie Slots aus dem Salon­kalender aus und bietet zwei Alternativen an.

3. Bestätigung & Datenabgleich – bestätigt den gewählten Termin, fragt nach Name + Telefonnummer und sendet eine SMS-Bestätigung.

4. Eintrag im System – trägt den Termin inklusive Dienstleistung „Ansatzfärbung“ automatisch in die Salonsoftware ein.

5. Automatisierte Terminerinnerung – alle Kunden werden 1 Tag vor dem Termin freundlich erinnert. Das senkt die Quote erheblich und führt zu deutlich weniger Ausfall.

Anhören: Den vollständigen Voice-Dialog können Sie hier abspielen. gigabit-ai.de

Vorteile für „Haargenau“

• +35 % mehr gebuchte Farb­termine dank permanenter Erreichbarkeit

• –90 % Telefonaufkommen für das Team – mehr Zeit pro Kunden am Stuhl

• 0 Doppelbuchungen durch direkte Kalender­integration

• Höhere Kundenzufriedenheit: 92 % der Anrufer bewerten den Dialog als „sehr angenehm“

Fazit

Mit KIM verwandelt „Haargenau“ sein Telefon in einen voll­automatischen Buchungs­kanal. Der Voicebot versteht natürliche Sprache, schlägt passende Zeiten vor und erledigt die gesamte Termin­organisation ohne menschliches Eingreifen. So bleibt dem Team mehr Raum für das, was den Salon erfolgreich macht: perfekte Schnitte und Farben – ganz „haargenau“.

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Die Tonalität und die Ansprache lassen sich ganz individuell gestalten.